kommunale Software

Infos & Ratgeber von Girionaforms.de

PDF-Formulare ade! Die neue Software für nutzerfreundliche Verwaltungsformulare ist da.

Viele kommunale Verwaltungen nutzen PDF-Eingabeformulare, die die Bürger online ausfüllen und an die Verwaltung abschicken können, um die Verwaltungsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Doch diese Praxis wird sich bald ändern. Bereits zum Jahresende werden keine bedeutenden Browser mehr die PDF-Eingabe-Funktion unterstützen. Eine Rückkehr zu Papierformularen ist nicht denkbar. Eine Lösung und neue Perspektiven bietet die moderne und intelligente Software der Firma Girona Softwareentwicklung GmbH. Dank Girona Forms können die kommunalen Verwaltungen einen großen Schritt nach vorne machen, den Aufwand reduzieren und ihren Service spürbar verbessern.

Warum ist die Frage der Online-Formulare so aktuell?

Das Bundesministerium des Innern betrachtet eine moderne öffentliche Verwaltung “als Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg Deutschlands”. Das am 1. August 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz des Bundes schaffte rechtliche Voraussetzungen für elektronische Dienstleistungen der Verwaltung. Das übergreifende Ziel des Gesetzes ist die Bereitstellung der nutzerfreundlichen, effizienten und medienbruchfreien elektronischen Verwaltungsverfahren auf allen staatlichen Ebenen. Besondere Bedeutung hat dabei der Einsatz von E-Government auf kommunaler Ebene. Denn gerade auf dieser Ebene finden die meisten Verwaltungskontakte mit den Bürgern statt. Zu den Mindestanforderungen des Gesetzes zählt die Annahme elektronischer Dokumente. Diese Aufgabe haben viele Kommunen durch die Online-Bereitstellung der PDF-Eingabeformulare gelöst. Doch diese Lösung funktioniert nur noch bis zum Ende 2016. Danach stellt der letzte der meistgenutzten Online-Browser die Unterstützung für Plug-ins ein. Dies bedeutet ein “Todesurteil”für die PDF-Eingabeformulare.

Problem oder Segen?

Was als Problem erscheint, ist in Wirklichkeit eine große Chance Verwaltungsprozesse zu optimieren, den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren und ein wirklich medienbruchfreies elektronisches Verwaltungsverfahren zu schaffen. Als Resultat könnten die Bürger und Bürgerinnen genau das bekommen, was sie wollen und was die PDF-Eingabeformulare nicht liefern konnten: einen schnellen, einfachen, orts-, zeit- und geräteungebundenen Zugang zur Verwaltung und eine rasche Erledigung ihrer Anliegen.

Wie funktioniert Girona Forms?

Die Software der Firma Girona ist ein einfaches und flexibel einsetzbares Tool. Mit Hilfe eines Baukastens lässt sich ganz ohne Vorkenntnisse mit ein paar Mausklicks ein beliebiges Formular erstellen. Nötige Bilder, z.B. Logo oder Stadtwappen können schnell hochgeladen und auf dem Formular platziert werden. Die fertigen Formulare können jederzeit geändert oder als Vorlage für die zukünftigen Formulare gespeichert werden. So geht die Erstellung beim nächsten Mal noch schneller. Ist ein Formular fertig, wird ein Link im Internet freigegeben und die Bürger können das Formular ausfüllen. Das geht problemlos auf einem Computer, einem Tablet und sogar auf einem Smartphone. Sobald der Benutzer auf “absenden” klickt, werden die Daten verschlüsselt an die Verwaltung übermittelt. Der Ort für die Speicherung der personengeschützten Informationen ist frei wählbar. Die Daten können mit einem Klick in verschiedene Programme übernommen oder entschlüsselt und als CSV oder XML genutzt werden.

Gut für die Bürger - Formulare und Anträge “To Go”

Die Bürger profitieren stark von der neuen Software. PDF-Eingabeformulare haben bis jetzt zwar auf den Computern mehr oder weniger gut funktioniert, bei den Tablets und Smartphones sah es jedoch oft ganz anders aus. Besonders für Smartphones sind PDF-Formulare wenig geeignet. Laut statista.com nutzten aber schon im Jahr 2014 fast 70 Prozent der regelmäßigen Internetnutzer in Deutschland mobile Netze für die Internetnutzung. Die Zahl ist seitdem kontinuierlich gestiegen. Mit Girona Forms können die Formulare auf einem Smartphone oder Tablet genauso gut wie auf einem Computer ausgefüllt werden. Weit mehr als die Hälfte aller Internetnutzer in Deutschland hätte also die nötigen Verwaltungsformulare jederzeit und überall in der Tasche und könnte sie sofort ausfüllen und abschicken.

Gut für die Verwaltungen - Unnötige Arbeit ade!

Auch die Verwaltungen gewinnen bei Nutzung von Girona Forms. Denn die Software bietet zum einen die volle Flexibilität: die Anzahl der Formulare ist nicht begrenzt, sie können beliebig oft geändert und überarbeitet werden und die Software ist nicht an den Arbeitsplatz gebunden. Zum anderen, werden die von den Bürgern ausgefüllten Formulare automatisch in das System übernommen, Ausdrucken oder Abtippen entfällt komplett. Dadurch werden Aufwand, Zeit und Geld gespart, Ordnerberge reduziert und die Tippfehler vermieden. Die Daten werden in übersichtlichen Tabellen gespeichert, sind auf Knopfdruck schnell zur Hand und können ohne großen Aufwand analysiert werden.

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